Comunicação Eficaz: A Chave para Potencializar Resultados!

No mundo corporativo atual, a comunicação eficaz é essencial para o sucesso de qualquer projeto. Um bom briefing pode fazer toda a diferença, especialmente quando se trata de alinhar expectativas e objetivos entre os diferentes membros de uma equipe e com os clientes. Neste artigo, exploraremos como um briefing bem organizado pode otimizar a performance da equipe, os custos da falta de comunicação e as estratégias da Ideativo para garantir uma comunicação eficiente.

O Papel do Briefing na Otimização da Performance da Equipe

O briefing é a base para qualquer projeto bem-sucedido. Ele deve ser claro, detalhado e abrangente, a fim de, fornecer todas as informações necessárias para que a equipe entenda exatamente o que precisa ser feito. Quando o briefing é bem elaborado, ele:

• Evita retrabalho: Um briefing claro e preciso minimiza o risco de mal-entendidos, reduzindo a necessidade de retrabalho e correções.
• Alinha expectativas: Garante que todos os membros da equipe estejam “na mesma página” quanto aos objetivos e às diretrizes do projeto.
• Fornece direcionamento: Um bom briefing atua como um guia, proporcionando direcionamento claro e concreto sobre as tarefas e os resultados esperados.
• Facilita conexões entre pessoas: Ajuda a estabelecer uma comunicação fluida entre os diferentes atores envolvidos no projeto, promovendo a colaboração.
• Aumenta o engajamento: Quando a equipe compreende bem o que precisa ser feito e por quê, o engajamento e a motivação tendem a aumentar.

Custos da Falta de Comunicação

Muitas vezes sentimos os sintomas das falhas de comunicação como: atraso nos projetos, extensão de atividades sem um prazo de validade, funcionalidades feitas às pressas, códigos inconsistentes em função da dinâmica do trabalho. No entanto, observamos os gestores dos projetos apagando esses incêndios e não tendo tempo para pensar estrategicamente.

Segundo uma Pesquisa do PMI, 50% do tempo investido no desenvolvimento de produto é retrabalho e, tudo isso acontece por causa da falta de comunicação. Boa parte desse retrabalho nem sempre está ligada a poucos recursos, mas sim, em recursos utilizados sem estratégia.

“Projetos fracassados desperdiçam o dinheiro de uma organização: para cada US$1 bilhão de dólares gastos em um projeto fracassado, US$135 milhões de dólares são perdidos para sempre… ou seja, são irrecuperáveis.” – Mark A. Langley, Presidente e CEO do Project Management Institute

Abaixo alguns problemas que o UX design pode resolver:

• Retrabalho: A falta de clareza gera erros e a necessidade de refazer tarefas, o que consome tempo e recursos. Por isso, os protótipos navegáveis e validados com os usuários poupa tempo em comunicação com os devs.
• Implementação de funcionalidades inconsistentes: Sem uma comunicação eficaz, o produto final pode, além disso, acabar apresentando funcionalidades que não atendem às necessidades reais do cliente ou do mercado.
• Desalinhamento de objetivos: Da mesma forma, quando não há uma comunicação clara, é comum que diferentes membros da equipe tenham entendimentos divergentes sobre o que precisa ser feito, levando a esforços descoordenados.
• Perda de tempo: A falta de comunicação eficiente resulta em mais reuniões desnecessárias e além disso, perda de tempo tentando esclarecer pontos que deveriam ter sido resolvidos inicialmente.
• Impacto na moral da equipe: Problemas de comunicação podem gerar frustração e desmotivação entre os membros da equipe, afetando a produtividade e a qualidade do trabalho.

Nesse contexto, o UX por meio de protótipos, componentes bem desenvolvidos e documentados facilita a compreensão da equipe técnica do que deve ser entregue. Tendo mais confiança no que está sendo desenvolvido será realmente utilizado.

Benefícios da Comunicação com Equipes Remotas

A comunicação eficaz se torna ainda mais crítica quando se trata de equipes remotas. A experiência da Ideativo, como demonstrado em nosso Ideativo Cast, evidencia que uma boa comunicação é vital para gerenciar equipes com diferentes CNPJs e localizações geográficas. Entre os principais benefícios, destacam-se:

• Colaboração eficiente: Facilita a colaboração entre membros da equipe, independentemente de onde estejam.
• Redução de mal-entendidos: Comunicação clara e frequente reduz mal-entendidos e problemas decorrentes de informações desencontradas.
• Aumento da produtividade: Com ferramentas de comunicação adequadas, as equipes podem manter um ritmo de trabalho consistente e produtivo.
• Engajamento e moral elevados: A sensação de estar conectado e bem informado ajuda a manter a moral e o engajamento dos colaboradores altos.

Estratégias da Ideativo para Alinhar a Comunicação

Na Ideativo, adotamos várias práticas para garantir que nossa comunicação interna seja eficaz e eficiente. Entre elas, destacam-se as seguintes estratégias:

Cerimoniais

• Semanais: Reuniões semanais de 30 minutos para reporte de atividades e esclarecimento de dúvidas.
• Imersão: Reuniões aprofundadas quando necessário para resolver problemas complexos ou discutir funcionalidades específicas.
• Planejamento de Roadmap: Reuniões mensais para discutir e alinhar as metas do mês.

Alinhamento Técnico

• Entregáveis para a Engenharia: Sempre que há um entregável, fazemos o repasse durante a reunião e gravamos um vídeo demonstrativo.
• Documentação no Notion: Além disso, todas as decisões são documentadas no Notion, garantindo transparência e fácil acesso.
• Gravação de Reuniões: Gravamos todas as reuniões semanais para que nenhuma decisão passe despercebida.
• Reports textuais nos canais de comunicação: escrevemos um resumo do que foi definido durante as reuniões e enviamos para o grupo para que todos acompanhem as atividades da semana.

Acompanhamento

• Monitoramento de Chamados de Suporte: Verificamos se as propostas realizadas estão sendo bem-sucedidas.
• Métricas de Produto: Acompanhamos as métricas de produto junto com o PM para avaliar o desempenho e identificar áreas de melhoria.

Ferramentas de Comunicação

Utilizamos diversas ferramentas para facilitar a comunicação e a gestão de projetos:

• Slack/Discord/Teams/WhatsApp: Para comunicação instantânea e integração entre a equipe.
• Notion: Para gestão de projetos e documentação.
• Workspace do Google (Meets, Drives, Calendar): Para reuniões, armazenamento de documentos e agendamento.
• Figjam: Para processos criativos e brainstorming.
• Figma: Para desenvolvimento de produtos, com checklists para ajustes e trocas entre design, tecnologia e negócios.

Com essas estratégias, garantimos que nossa equipe esteja sempre alinhada e pronta para enfrentar os desafios, entregando resultados excepcionais. Afinal, a comunicação é a chave para o sucesso, e na Ideativo, fazemos disso uma prioridade.

Conclusão

Uma comunicação eficaz é essencial para o sucesso de qualquer projeto. Por isso, na Ideativo, valorizamos e investimos em práticas e ferramentas que promovam uma comunicação clara, eficiente e colaborativa. Um bom briefing e a adoção de estratégias estruturadas de comunicação não apenas otimizam a performance da equipe, mas também evitam custos desnecessários, como retrabalho e desalinhamentos. Com uma comunicação bem alinhada, conseguimos, além disso, entregar produtos de alta qualidade que atendem às reais necessidades dos nossos clientes e ainda mantemos o cronograma sempre em dia.